Evaluasi Pelaksanaan Semester Pendek IT Telkom 2008

Salam Mahasiswa!!!
Memperhatikan dan mengamati kondisi Registrasi Semester Pendek (SP) saat ini, maka ada beberapa hal yang harus disampaikan terkait dengan hal tersebut, berikut flow yang dilakukan oleh Panitia SP :
Prediksi jumlah mahasiswa yang mengambil SP mengacu pada data Registrasi Bayangan -> Menghasilkan Prediksi Jumlah Kelas -> Cari Dosen sesuai dengan prediksi jumlah kelas -> Dosen Setuju Mengajar -> Kelas Jadi -> Jumlah kelas yang jadi ada diberikan ke Departemen ybs. (Dept IF, Dept Sains, Dept TE, Dept TI) untuk dilakukan penjadualan kelas -> Jadual Jadi -> Publikasi Jadual Kelas.
Idealnya jadual kelas kelas dapat dipublish dengan segera dan mahasiswa dapat memilih kelas secara online, akan tetapi jadual pasti tersebut tidak bisa segera dipublish dan penentuan jadual kelas dilakukan secara manual, dikarenakan :
1. Lamanya proses penentuan jadual kelas, karena banyaknya jumlah kelas dengan jumlah dosen yang terbatas, khususnya Dept Sains.
2. Tanggal 21 Juni selesai UAS, 25 Juni Pemetaan (Plotting) Dosen yang pertama masuk ke Panitia SP, 27 Juni Pemetaan (Plotting) Dosen terakhir masuk.
3. Dengan fakta tersebut maka Publikasi kelas baru dapat terlaksana pada 28 Juni (Sabtu) atau paling cepat 27 Juni setelah pemetaan Dosen yang dilakukan oleh Dept ybs. menyelesaikan penjadualan.
4. Sulitnya mencari dosen yang sesuai spesifikasi yang dibutuhkan SP, karena factor-x (con. agenda dinas luar kota, liburan, permintaan khusus dosen pada waktu, dll).
5. Salah perhitungan (miscalculate) pada prediksi jumlah kelas (hasil registrasi bayangan) dengan registrasi riil SP yang membludak.
Secara umum permaslahan yang terjadi pada registrasi SP :
1. Mahasiswa banyak yang tidak melakukan registrasi bayangan sehingga menimbulkan salah perhitungan pada registrasi SP yang riil.
2. Nilai yang telat masuk, semestinya nilai terakhir masuk ke Departemen ybs. 27 Juni (berdasarkan kalender akademik). Sehingga mahasiswa masih ragu untuk melakukan registrasi bayangan.
3. Tidak proposionalnya jumlah antara loket di BAA dan jumlah peserta SP (sebelum registrasi riil, pernah diusulkan di GSG, tapi karena pendaftar regsitrasi bayangan tidak terlalu banyak dan cukup di BAA maka tidak dilaksanakan di GSG, akan tetapi terjadi salah perhitungan dan jumlah peserta registrasi membludak).
4. Mahasiswa ybs. tidak melihat jadual sebelum melakukan validasi registrasi di loket BAA sehingga menimbulkan delay yang lama pada saat registrasi , karena tidak mengetahui mana jadual kelas yang tidak bentrok bagi mahasiswa ybs.
5. Admin yang bertugas di BAA yang tugasnya tidak hanya melakukan pelayanan yang menyebabkan terpecahnya konsentrasi pelayanan.
6. Banyaknya kelas yang harus dijadual dengan jumlah dosen yang “terbatas” oleh Departemen ybs. menyebabkan publikasi jadual belum dapat terlaksana dengan segera.
7. Waktu pelaksanaan SP yang tidak mungkin dimajukan atau dimundurkan, sehingga menyebabkan mepetnya persiapan pelaksaan SP.
8. Waktu registrasi yang sebentar (tapi sudah diperpanjang sampai kamis) dan mahasiswa melakukan registrasi SP pada waktu yang bersamaan sehingga terjadi pembludakan peserta registrasi pada jam-jam tertentu
9. Tidak dipublish-nya kelas yang sudah penuh atau hampir penuh di atas loket antrian, sehingga menyebabakan mahasiswa yang sudah antri dan memilih kelas ybs kembali mememilih kelas dan mengulang antrian.
Oleh karenanya BEM KBM IT Telkom mengimbau :
1. Kepada mahasiswa yang melakukan registrasi SP, harap melihat jadual kelas dan menentukan kelas yang diambil sebelum melakukan antrian untuk melakukan registrasi SP.
2. Kepada petugas registrasi SP, harap mengutamakan pelayanan pada registrasi SP dan menunda tugas yang lain.
3. Kepada BAA, harap membuat alur registrasi SP agar mempermudah tugas petugas di loket mahasiswa yang melakukan registrasi SP.
4. Kepada BAA, harap mempublish kelas yang penuh di atas loket antrian, agar mahasiswa yang mengambil kelas tersebut dan sedang antri bisa langsung keluar antrian, melihat dan memilih kelas baru.
5. Ada pengamanan atau petugas yang mengatur jalur antrian loket.
Segala hal yang terjadi adalah sarana pembelajaran bagi kita semua, semoga kesalahan yang sama tidak terulang kembali. Terima kasih.
Salam Mahasiswa!!!
Badan Eksekutif Mahasiswa KBM IT Telkom
Presiden Mahasiswa

M. Dewangga Widhia 111040005